Zadatek

Prostym językiem

Zadatek jest mocniejszym zabezpieczeniem umowy niż zwykła wcześniejsza wpłata. Strony przekazują go przy zawieraniu umowy, żeby pokazać, że poważnie traktują ustalenia. Gdy umowa zostanie wykonana, zadatek zwykle zmniejsza końcową cenę lub wynagrodzenie. Gdy umowy nie wykona osoba, która go dała, druga strona może go zatrzymać. Gdy umowy nie wykona osoba, która go otrzymała, wpłacający może żądać zwrotu podwójnej kwoty. Jeżeli strony rozwiązują umowę za zgodą albo niewykonanie wynika z przyczyn niezależnych od obu stron, zadatek co do zasady wraca w zwykłej wysokości.

Dla dziecka

Wyobraź sobie, że sprzedawca odkłada dla Ciebie rower, a Ty dajesz mu 100 zł jako mocną obietnicę, że naprawdę go kupisz. Jeśli potem bez powodu rezygnujesz, sprzedawca może zatrzymać 100 zł. Jeśli jednak to sprzedawca sprzeda rower komuś innemu i nie dotrzyma umowy, może musieć oddać Ci 200 zł. To dlatego zadatek trzeba dobrze opisać i nie mylić go ze zwykłą wpłatą na poczet ceny.

Dla zaawansowanych

Zadatek jest instytucją prawa cywilnego uregulowaną w art. 394 Kodeksu cywilnego. W braku odmiennego zastrzeżenia umownego albo zwyczaju zadatek dany przy zawarciu umowy oznacza, że w razie niewykonania umowy przez jedną ze stron druga strona może bez wyznaczania terminu dodatkowego od umowy odstąpić i zachować otrzymany zadatek, a jeżeli sama go dała, może żądać sumy dwukrotnie wyższej. W razie wykonania umowy zadatek zalicza się na poczet świadczenia strony, która go dała; jeżeli zaliczenie nie jest możliwe, podlega zwrotowi. W razie rozwiązania umowy obowiązek zapłaty sumy dwukrotnie wyższej odpada, a zadatek powinien zostać zwrócony; tak samo gdy niewykonanie nastąpiło wskutek okoliczności, za które żadna ze stron nie ponosi odpowiedzialności albo za które odpowiadają obie strony. Strony mogą uregulować skutki odmiennie, ale powinny zrobić to jednoznacznie, zwłaszcza w obrocie konsumenckim i we wzorcach umownych. W działalności gospodarczej otrzymanie zadatku jako części zapłaty przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi może powodować obowiązek podatkowy w VAT w odniesieniu do otrzymanej kwoty oraz konieczność wystawienia faktury zaliczkowej, z uwzględnieniem wyjątków i zasad KSeF.

Przykład z życia

Anna podpisuje umowę przedwstępną zakupu mieszkania za 620 000 zł i przekazuje sprzedającemu 30 000 zł. W umowie jasno zapisano, że wpłata ma charakter zadatku. Jeżeli transakcja dojdzie do skutku, kwota 30 000 zł zostanie zaliczona na cenę i Anna dopłaci 590 000 zł. Jeżeli Anna bez podstawy nie przystąpi do umowy przyrzeczonej, sprzedający może odstąpić od umowy i zatrzymać 30 000 zł. Jeżeli to sprzedający bez podstawy odmówi sprzedaży, Anna może odstąpić od umowy i żądać 60 000 zł. Gdyby strony rozwiązały umowę za porozumieniem albo bank odmówił kredytu w sytuacji wyraźnie opisanej w umowie jako przyczyna neutralna, rozliczenie mogłoby polegać na zwrocie zwykłej kwoty. Dlatego warunki kredytu i terminy trzeba wpisać do umowy przed wpłatą.

Najczęstsze błędy

1. Mylenie zadatku z zaliczką, mimo że skutki niewykonania umowy są zasadniczo inne.
2. Brak jasnego zapisu, czy wpłata jest zadatkiem, zaliczką, kaucją, opłatą rezerwacyjną czy częścią ceny.
3. Używanie w jednym dokumencie zwrotu „zadatek/zaliczka” bez wyjaśnienia, które skutki mają obowiązywać.
4. Zakładanie, że zadatek zawsze przepada, niezależnie od przyczyny niewykonania umowy.
5. Zakładanie, że wpłacający zawsze odzyska podwójną kwotę, nawet gdy niewykonanie nie wynika z odpowiedzialności drugiej strony.
6. Brak pokwitowania przy płatności gotówką albo nieprecyzyjny tytuł przelewu.
7. Wpłacanie wysokiej kwoty bez sprawdzenia danych kontrahenta, tytułu prawnego, księgi wieczystej, pełnomocnictwa lub prawa do rozporządzania rzeczą.
8. Pomijanie warunku kredytowego przy zakupie mieszkania, mimo że kupujący potrzebuje finansowania bankowego.
9. Nieustalenie terminu zawarcia umowy końcowej, sposobu wezwania do wykonania umowy i skutków braku stawienia się u notariusza.
10. Traktowanie zadatku jako odszkodowania pokrywającego każdą szkodę, bez sprawdzenia umowy i przepisów.
11. Niedopasowanie wysokości zadatku do wartości transakcji i realnego ryzyka.
12. W obrocie z konsumentem stosowanie automatycznego zatrzymania całości wpłaty bez jasnych i proporcjonalnych zasad.
13. Mylenie zadatku z kaucją, która zwykle zabezpiecza przyszłe roszczenia, np. szkody lub zaległości.
14. Pomijanie obowiązków VAT i fakturowych przy przyjmowaniu zadatku w działalności gospodarczej.
15. Uznawanie faktury pro forma za dokument potwierdzający otrzymanie płatności.

Najważniejsze wnioski

Zadatek zabezpiecza wykonanie umowy i ma skutki określone w art. 394 Kodeksu cywilnego, chyba że strony postanowią inaczej.
Po wykonaniu umowy zalicza się go na poczet ceny albo wynagrodzenia.
Jeżeli umowy nie wykona strona, która zadatek dała, druga strona może go zatrzymać.
Jeżeli umowy nie wykona strona, która zadatek otrzymała, wpłacający może żądać kwoty dwukrotnie wyższej.
Przy rozwiązaniu umowy za porozumieniem albo przy braku odpowiedzialności stron zadatek zwykle wraca w zwykłej wysokości.
Najważniejsze jest jednoznaczne określenie charakteru wpłaty w umowie.
W działalności gospodarczej zadatek otrzymany jako część zapłaty może powodować skutki VAT i obowiązek wystawienia faktury zaliczkowej.
Przy dużych kwotach trzeba sprawdzić kontrahenta, tytuł prawny, warunki kredytowe, terminy i dowód płatności.

Pytania i odpowiedzi

P: Co to jest zadatek?
O: To kwota albo rzecz przekazana przy zawarciu umowy w celu zabezpieczenia jej wykonania. Po wykonaniu umowy zwykle zalicza się go na poczet ceny lub wynagrodzenia.

P: Czym zadatek różni się od zaliczki?
O: Zaliczka jest zwykle wcześniejszą płatnością rozliczaną z ceną. Zadatek ma szczególne skutki prawne: może zostać zatrzymany albo zwrócony w podwójnej wysokości, jeśli jedna ze stron nie wykona umowy.

P: Kiedy zadatek przepada?
O: Co do zasady wtedy, gdy umowy nie wykona strona, która go dała, a druga strona odstąpi od umowy zgodnie z zasadami dotyczącymi zadatku.

P: Kiedy można żądać podwójnego zwrotu?
O: Gdy umowy nie wykona strona, która zadatek otrzymała, a wpłacający odstąpi od umowy na podstawie zasad dotyczących zadatku.

P: Czy zadatek zawsze trzeba zwrócić podwójnie?
O: Nie. Podwójny zwrot odpada m.in. przy rozwiązaniu umowy za zgodą stron albo gdy niewykonanie wynika z okoliczności, za które żadna ze stron nie odpowiada lub odpowiadają obie strony.

P: Co dzieje się z zadatkiem po wykonaniu umowy?
O: Jest zaliczany na poczet świadczenia strony, która go dała. Jeżeli nie da się go zaliczyć, powinien zostać zwrócony.

P: Czy strony mogą ustalić inne zasady?
O: Tak, ale powinny zrobić to jasno. W braku odmiennego zastrzeżenia albo zwyczaju stosuje się reguły z art. 394 Kodeksu cywilnego.

P: Czy zadatek musi być wpłacony przelewem?
O: Nie musi, ale przelew daje dobry dowód. Przy gotówce warto mieć pisemne pokwitowanie z datą, kwotą, danymi stron i wskazaniem charakteru wpłaty.

P: Jak opisać przelew?
O: W tytule warto wpisać, że jest to wpłata przy konkretnej umowie, z numerem lub opisem transakcji, datą i przedmiotem umowy, np. „wpłata zabezpieczająca z umowy przedwstępnej sprzedaży mieszkania”.

P: Czy zadatek może dotyczyć zakupu mieszkania?
O: Tak. To częste rozwiązanie przy umowie przedwstępnej. Trzeba jednak dokładnie opisać warunki zawarcia umowy przyrzeczonej, termin, finansowanie, stan prawny i skutki niewykonania.

P: Co jeśli bank nie udzieli kredytu?
O: To zależy od treści umowy. Najbezpieczniej z góry zapisać, co dzieje się z zadatkiem, jeśli kupujący nie otrzyma finansowania mimo dochowania należytej staranności.

P: Czy zadatek jest tym samym co kaucja?
O: Nie. Kaucja zwykle zabezpiecza roszczenia, np. szkody lub zaległości, a zadatek zabezpiecza wykonanie konkretnej umowy.

P: Czy zadatek jest przychodem albo podlega VAT?
O: W działalności gospodarczej otrzymanie zadatku jako części zapłaty przed dostawą lub usługą może powodować obowiązek podatkowy w VAT w odniesieniu do otrzymanej kwoty. Skutki w podatku dochodowym zależą od rodzaju transakcji i zasad księgowania.

P: Czy trzeba wystawić fakturę zaliczkową?
O: W wielu transakcjach B2B otrzymanie części zapłaty przed wykonaniem świadczenia wymaga wystawienia faktury zaliczkowej. Faktura taka może dokumentować także zadatek, przedpłatę lub ratę przed dostawą albo usługą.

P: Czy faktura pro forma wystarczy?
O: Nie. Pro forma może być wezwaniem do zapłaty lub informacją handlową, ale nie dokumentuje otrzymania pieniędzy jak właściwa faktura albo pokwitowanie.

P: Co zrobić, jeśli druga strona nie wykonuje umowy?
O: Trzeba sprawdzić umowę, zebrać dowody, wezwać drugą stronę do wykonania albo skorzystać z prawa odstąpienia, jeśli są spełnione warunki. Przy większych kwotach warto skonsultować sprawę z prawnikiem.

P: Jak bezpiecznie wpłacić zadatek?
O: Podpisz jasną umowę, sprawdź dane drugiej strony, zapłać przelewem na zweryfikowany rachunek, zachowaj korespondencję i ustal, co dzieje się z wpłatą w razie niewykonania umowy.

P: Czy zadatek może być zbyt wysoki?
O: Prawo nie wskazuje jednej stałej stawki, ale wysokość powinna być rozsądna względem wartości transakcji i ryzyka. Zbyt wysoka kwota może zwiększać spór i ryzyko finansowe.

Źródła

Źródło: Kodeks cywilny, art. 394 o zadatku — https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU19640160093/U/D19640093Lj.pdf
Źródło: ISAP, Kodeks cywilny — https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU19640160093
Źródło: UOKiK, „Zadatek czy zaliczka” — https://uokik.gov.pl/download/15390
Źródło: UOKiK, „Bądź świadomym konsumentem” — https://uokik.gov.pl/download/10848
Źródło: UOKiK, rejestr klauzul niedozwolonych, przykład postanowienia dotyczącego zatrzymania zaliczki/zadatku — https://rejestr.uokik.gov.pl/uzasadnienia/4088/AmC%20_1350_2011.pdf
Źródło: Biznes.gov.pl, „Jakie są rodzaje faktur” — https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00241
Źródło: Biznes.gov.pl, „Jak wystawiać faktury VAT” — https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00239
Źródło: Ustawa o podatku od towarów i usług, tekst ujednolicony — https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20040540535/U/D20040535Lj.pdf
Źródło: KSeF, „Faktura ustrukturyzowana i struktura logiczna FA” — https://ksef.podatki.gov.pl/informacje-ogolne-ksef-20/faktura-ustrukturyzowana-i-struktura-logiczna-fa/
Źródło: KSeF, „Poniżej 10 000 zł” — https://ksef.podatki.gov.pl/ponizej-10-000-zl/